Консульская легализация документов

Вы знаете, что для того, чтобы официальные документы, выданные на родине, были действительны за границей, на них должен стоять штамп апостиль. Это относится к свидетельствам о браке, рождении, разводе, о смене фамилии, к дипломам и еще много к каким документам. Если вы приехали в Мексику с документами без апостиля, считайте, что вы приехали без документов. Апостиль можно поставить только в той стране, где документ был выдан. И страна, где документ был выдан, и страна, где вы его будете использовать, должны быть участниками Гаагской конвенции 1961 года о легализации иностранных официальных документов. Любой документ, выданный в одной из стран — участниц конвенции, на котором стоит штамп апостиль, принимается в других 107 странах, хотя не все из них являются участниками Гаагской конвенции. Мексика, Украина, Россия и все страны бывшего СССР являются участниками Гаагской конвенции и взаимно принимают документы с апостилем.

Если вы хотите использовать официальный документ за границей и заверить его подлинность апостилем, обе страны — и страна выдачи, и страна назначения, должны принимать штамп апостиль.

Но очень многие страны мира к конвенции не присоединились и не знают, что такое апостиль. Как быть, если ваш документ выдан в Канаде, Китае, многих странах Ближнего Востока и Юго-Восточной Азии, в большинстве стран Африки? На этот случай предусмотрена процедура консульской легализации. Она более сложная, но ее придется пройти, если вы хотите, чтобы официальный документ, выданный в такой стране, можно было использовать за границей, в Мексике, в частности.

Консульская легализация включает 2 этапа. Первый этап проходит в стране выдачи документа, второй — в той стране, где документ будет использован. В отличие апостиля, который, как мы сказали, принимают 107 стран мира, консульская легализация действительна только для одной страны. Чтобы использовать документ в другой стране, нужно пройти второй или оба этапа заново.

Первый этап. В большинстве стран процедура следующая.

Если требуется перевод документа на язык другой страны (а как правило, перевод требуется):

• сделать нотариально заверенную копию документа;
• перевести нотариально заверенную копию у лицензированного переводчика или агентства на язык той страны, где документ будет использоваться. Такой перевод будет включать и перевод надписей, сделанных нотариусом;
• заверить перевод у нотариуса, то есть сделать нотариальное заверение печати и подписи переводчика. Иногда нотариальные конторы имеют собственных переводчиков;
• заверить подлинность печати и подписи нотариуса в министерстве юстиции (центральный аппарат) или подобном центральном органе, который отвечает за нотариат и апостилирование;
• заверить печать и подпись сотрудника министерства юстиции в министерстве иностранных дел (центральный аппарат).

Сделать нотариально заверенную копию документа и нотариально заверить перевод можно у любого нотариуса на территории вашей страны. Это могут быть даже разные нотариусы. Но удостоверить подпись нотариуса и подпись сотрудника Минюста можно только в центральных аппаратах соответствующих органов, которые, как правило, находятся в столице.

В некоторых странах (Украина и Россия к ним не относятся) можно обратиться к нотариусу, аккредитованному при МИДе, и тогда печать и подпись нотариуса можно заверять сразу в МИДе, а не в Минюсте.

Если перевод не требуется, и документ позволяет проставлять на нем отметки, то заверять его можно напрямую сначала в Минюсте, затем в МИДе. Собственно, здесь действует следующий принцип — сначала документ нужно заверять в том органе, который отвечает за выдачу документа: выписки из гражданского реестра (рождение, брак, смена фамилии и т.д.) — в Минюсте, документы об образовании — в Минобразования, а потом уже в МИДе. Если документ старого образца, нужно или получить его дубликат, или сделать нотариально заверенную копию, и уже эти документы заверять.

Заверить оригинал документа может только его владелец. Заверить нотариальную копию и перевод может кто угодно, у кого есть эти копии. Поэтому нотариальные копии вы можете сделать у себя в регионе, а затем договориться с кем-то в столице и переслать ему эти копии для обращения в Минюст и МИД.

Если вам нужно несколько легализованных копий документа, придется сделать несколько нотариально заверенных копий и несколько заверенных переводов, хотя по идее заграницей у вас заберут только перевод.

Второй этап. По приезду за границу следует обратиться в консульство вашей страны, где консул заверит печать и подпись сотрудника МИДа. При этом нужны только документы, на которых стоят отметки МИДа, то есть в большинстве случаев оригинал документа не нужен. Личное присутствие обязательно.

Казалось бы всё, документ легализован, и его (нотариальную копию и нотариально заверенный перевод) можно подавать в иностранный орган, который его запрашивает. Но нет, не всё. Мы столкнулись с тем, что в некоторых случаях печать и подпись консула тоже придется заверять в министерстве иностранных дел Мексики в Мехико. Вероятно, это зависит от страны, где был выдан оригинал документа.

Еще более тяжелый случай — в Мексике нет дипломатического представительства страны, выдавшей оригинал документа. Тогда следует действовать по следующей схеме:

• возможно, консульство, которое по совместительству обслуживает граждан вашей страны на территории Мексики, находится в одной из соседних с Мексикой стран. Тогда после МИДа своей страны нужно заверить документы в таком консульстве, а затем уже привозить их в Мексику;
• в вашей стране есть посольство Мексики. После МИДа своей страны заверить документы там, а по приезду в Мексику — еще раз заверить в Главном управлении дипломатической службы МИДа Мексики (Plaza Juárez 20, Piso9, Col. Centro, C.P. 06010, México, Ciudad de México, tel. +52 55 3686 5100);
• никаких консульских связей между странами нет. Необходимо узнать, какое из консульств третьей страны может принять ваши документы для легализации. Узнать можно в Главном управлении дипломатической службы МИДа Мексики. В зависимости от страны может потребоваться по приезду еще раз заверить в Главном управлении дипломатической службы МИДа Мексики.

Конечно, консульская легализация — еще та головная боль по сравнению с апостилированием. Но в любой стране есть много юридических компаний, нотариальных контор и бюро переводов и т.д., которые помогают провести ее как единый процесс. Принесли оригинал документа — забрали заверенные МИДом копии.